Dine første steg mot optimaliserte prosesser med Process Mining og Process Intelligence
Av Henrik Kristiansen, Voglio
I dagens dynamiske forretningsverden, der teknologi, markeder og kundekrav stadig endres, er det viktigere enn noen gang å forstå hvordan prosessene dine faktisk fungerer – ikke bare slik de er designet på papiret. Rask tilpasning til endringer er avgjørende for å opprettholde konkurransefortrinn. Process Mining gir deg innsikt i de virkelige prosessene som foregår i bedriften, basert på data fra dine IT-systemer. Men hva er egentlig Process Mining, og hvordan kan du bruke det til å effektivisere forretningsprosessene dine?
Hva er Process Mining?
Process Mining er en metode som utnytter data fra dine IT-systemer for å visualisere og analysere de faktiske prosessene i bedriften din. Det gir deg en tydelig visualisering av forretningsprosessene dine, samtidig som det avslører hvor prosessene flyter effektivt og hvor flaskehalser eller ineffektivitet oppstår. Dette gjør at bedrifter kan ta beslutninger basert på faktiske data, snarere enn antagelser om hvordan prosessene fungerer. Process Mining brukes på tvers av industrier for å forbedre alt fra produksjon til kundeservice, og gir mulighet til å analysere prosesser som tidligere var skjult i komplekse datastrømmer.
En annen fordel med Process Mining er muligheten til å analysere prosesser i sanntid, noe som hjelper virksomheter med å identifisere problemer tidlig og forstå hvordan prosessene utvikler seg over tid. Ved å bruke disse innsiktene kan bedrifter rette opp ineffektivitet, forbedre prosessflyt og sikre at de opererer i tråd med beste praksis. Bildene nedenfor illustrerer en typisk analyse av en utvalgt prosess og de tilhørende aktivitetene. Her kan du se hvordan flyten i prosessen beveger seg, når aktivitetene skjer, og hvilke varianter som finnes av prosessen.
Her vises funksjonen Variant Explorer i Celonis, som lar deg se de forskjellige variantene av prosessen som forekommer. I dette tilfellet ser vi på innkjøpsprosessen og den varianten som skjer oftest. På høyre side kan du velge hvilken variant av prosessen du ønsker å sette søkelys på. Det er også lagt til tre brukerdefinerte KPI-er som er relevante for analysen.
Her begynner man å grave dypere i variantene og har filtrert på de fire mest forekommende variantene i prosessen. Sammenlignet med den første varianten, ser man nå store endringer, inkludert flere nye aktiviteter og flere «veier» prosessen tar. Etter å ha filtrert på de mest forekommende variantene, kan man allerede begynne å analysere videre. For eksempel: Hvorfor går så mange ordre direkte til å lage fritekst (Create Free-text Requisition Item) som startaktivitet? Vi ønsker at færrest mulig ordre går direkte til fritekststeget. Hva kan årsaken være, og hvilke endringer må til for å forbedre dette?»
I eksempelet over benyttes Process Explorer-funksjonen, som gjør det mulig å analysere hvilke aktiviteter som skjer når i prosessløpet, hvor lang tid det tar mellom hvert steg og hvordan uønskede aktiviteter fordeler seg i prosessen. I motsetning til Variant Explorer, som fokuserer på hele varianter av prosessflyten, dykker Process Explorer dypere ned i de enkelte aktivitetene. På det ene bilde visualiseres en typisk ‘happy path‘ – en prosessflyt der alle aktiviteter skjer i riktig rekkefølge og er ønskede. I neste bilde begynner vi å analysere aktiviteter dypere, der vi allerede kan identifisere to potensielt uønskede aktiviteter. Det er viktig å merke seg at selv om enkelte uønskede aktiviteter er uunngåelige i prosessen, er det den totale påvirkningen av disse aktivitetene vi ønsker å analysere nærmere for forbedring.
I figuren over illustreres en dypere analyse av prosessen, der flere aktiviteter og «veier» er inkludert. Nå ser vi hvordan prosessen egentlig flyter, og vi får et innblikk i det «kaoset» som faktisk foregår. Dette kalles et spagetti-diagram, hvor man tar et dypdykk ned i prosessens mange spor og veier. Det viser alle de ulike veiene en prosess kan ta, noe som gjør det enklere å se kompleksiteten og identifisere muligheter for forbedring
Hva er forskjellen mellom Process Mining og Process Intelligence?
Process Mining gir deg detaljert innsikt i hvordan forretningsprosesser faktisk utføres ved å analysere sanntidsdata. Det fungerer som et veikart som viser hvordan prosessene flyter, og hjelper deg med å identifisere flaskehalser, ineffektivitet og avvik fra planlagte prosesser. Denne innsikten er uvurderlig for å forstå hva som skjer i bedriften din.
Process Intelligence tar det et steg videre. Den bygger på innsikten fra Process Mining og bruker denne kunnskapen til å forbedre og effektivisere prosessene:
- Automatisering og handling: Process Intelligence gjør det mulig å bruke innsikten til å handle umiddelbart, for eksempel gjennom automatisering av forbedringsprosesser.
- Smartere beslutningstaking: Ved hjelp av avanserte analyser og prediksjonsmodeller kan Process Intelligence forutse fremtidige utfordringer og hjelpe bedrifter å være proaktive.
- Samarbeid på tvers av avdelinger: Den samler data fra flere avdelinger og systemer, noe som gjør det enklere å samarbeide om forbedringer på tvers av organisasjonen.
- Sanntidsoptimalisering: Process Intelligence overvåker kontinuerlig prosessene dine og justerer dem automatisk i sanntid for å oppnå kontinuerlig forbedring.
Process Intelligence brukes ofte til å optimalisere prosesser i komplekse miljøer som produksjon, finans og kundeservice. Ved å automatisere beslutninger kan det også redusere menneskelige feil og sikre at prosessene følger beste praksis. Det gir bedrifter en mulighet for kontinuerlig overvåking og justering av prosesser, noe som hjelper dem med å opprettholde konkurransefortrinn over tid.
Mens Process Mining viser deg hvordan prosessene dine fungerer nå, hjelper Process Intelligence deg med å finne de beste løsningene for å forbedre dem i fremtiden.
For mer informasjon, se følgende webside: Process Intelligence vs Process Mining | Celonis
Hvorfor velge Celonis?
Celonis er markedsledende innen Process Mining, noe som er bekreftet av Gartner, som har plassert dem som leder i sin Magic Quadrant for Process Mining-verktøy. Plattformen visualiserer ikke bare prosessene dine, men gir deg også verktøyene du trenger for å forbedre dem. Celonis bruker teknologier innen Process Intelligence for å hjelpe deg med å optimalisere ytelsen og ta bedre beslutninger basert på sanntidsdata.
Med Celonis kan du:
- Oppdage flaskehalser: Identifiser hvor prosesser stopper opp eller bruker unødvendig lang tid.
- Automatisere forbedringer: få automatiserte forslag til forbedringer basert på sanntidsdata.
- Redusere kostnader og øke effektiviteten: fjern ineffektivitet og spar tid og penger
Ved å kombinere Process Mining og Process Intelligence, kan Celonis gi deg en komplett oversikt over dine prosesser samtidig som det veileder deg i hvordan du kan optimalisere dem på en helhetlig måte.
Hvilke forretningsprosesser kan analyseres med Celonis?
Ved hjelp av Process Mining kan Celonis gi verdifull innsikt i en rekke forretningsprosesser, som blant annet:
- Ordre-til-betaling: Forbedre kontantstrømmen ved å identifisere ineffektivitet i fakturerings- og betalingsprosessene.
- Innkjøp-til-betaling: Optimaliser innkjøp og betaling for å sikre raskere og mer nøyaktige transaksjoner med leverandører.
- Produksjonsprosesser: Identifiser flaskehalser og ineffektivitet i produksjonslinjer for å øke produktiviteten.
- Kundeservice: Reduser svartider og forbedre kundeopplevelsen ved å eliminere ineffektivitet i kundebehandlingen.
Ved å analysere disse prosessene med Process Mining, kan du forvente konkrete forbedringer som reduserte kostnader, økt effektivitet og bedre beslutningsgrunnlag.
Nedenfor ser du to visualiseringer av prosesser Celonis kan optimalisere innen logistikk og produksjon. Celonis kan imidlertid tilpasses mange andre bransjer og forretningsområder også.
Dekke prosesser knyttet til innkjøp:
TIl å dekke alle fagområdene som er nærliggende i eksempelvis en produksjonsbedrift:
Kom i gang med et innledende analyseprosjekt
Det beste med Celonis er hvor enkelt det er å komme i gang. Her kan Voglio hjelpe deg underveis i prosessen. Mange bedrifter starter med et såkalt «Discovery-prosjekt» gjennom Celonis for Consulting (C4C), der vi bruker eksisterende data fra flatfiler eller andre lett tilgjengelige kilder for raskt å gi deg en grundig oversikt over dine prosesser. Dette gjør det enkelt å få verdifulle innsikter uten behov for omfattende integrasjoner fra starten.
Når du starter et discovery-prosjekt, følger vi en enkel og effektiv prosess:
- Innsamling av eksisterende data: Vi bruker tilgjengelige data fra systemene dine, som allerede finnes i form av flatfiler eller andre lett tilgjengelige kilder. Dette gjør at vi raskt kan begynne uten omfattende integrasjoner.
- Dataanalyse: Ved hjelp av Celonis visualiserer vi og analyserer prosessene dine. Dette gir en klar innsikt i hvordan prosessene faktisk fungerer, hvor de flyter effektivt, og hvor flaskehalser eller ineffektivitet oppstår.
- Identifisering av forbedringsmuligheter: Etter analysen identifiserer vi forbedringsområder som kan optimaliseres eller automatiseres for å skape bedre prosessflyt. Denne innsikten gir deg datadrevne anbefalinger til konkrete forbedringer.
- Rapportering og anbefalinger: Til slutt gir vi deg en detaljert rapport som oppsummerer funnene våre og foreslår handlingsrettede forbedringstiltak. Dette danner grunnlaget for å implementere løsninger som skaper økt effektivitet.
Kom i gang i dag
Hos Voglio er vi klare til å hjelpe deg med å transformere dine forretningsprosesser med Celonis. Ikke la ineffektive prosesser holde deg tilbake – kontakt oss i dag, så viser vi deg hvor enkelt det er å komme i gang med Process Mining og Process Intelligence. Start med et innledende analyseprosjekt gjennom C4C for å oppdage det fulle potensialet i dine prosesser. Vi tilbyr også muligheten til å gå rett videre med et fullverdig prosjekt, med kjøp i tankene.
Kontakt oss i dag, og se hvordan Celonis kan transformere dine forretningsprosesser. Vår Data Scientist, Henrik Kristiansen, er tilgjengelig for en uforpliktende prat om dette er noe for deg.
Du kan nå Henrik på