Vi i Voglio har nylig gjennomført et Proof of Value prosjekt hos Relekta, der vi analyserte innkjøpt-til-betaling prosessen ved hjelp av data fra Visma Business. Målet var å få innsikt i hvordan prosessen faktisk fungerer og avdekke muligheter for forbedring.

‍

Fra data til innsikt

Ved bruk av Celonis Process Mining, kunne vi kartlegge hvordan innkjøpsprosessen faktisk fungerte, ikke bare hvordan den er ment eller ønsket å fungere. Dataene hentet vi fra Visma Business, hvor informasjon om innkjøp og økonomi er lett tilgjengelig og strukturert på en måte som gjør den godt egnet for analyse og prosessutforskning. Dette gjorde det mulig å bygge en digital tvilling av innkjøpsprosessen, forbedre prosessinnsikt og avdekke skjulte avvik eller ineffektive arbeidsmønstre.

Hovedfokus

1.       Forbedre prosessinnsikt – Få en klarere forståelse av hvordan prosessene faktisk fungerer.

2.      Kostnadsreduksjon – Identifisere muligheter for å redusere unødvendige kostnader.

3.      Forbedre arbeidseffektivitet –Frigjøre tid fra manuelle oppgaver og optimalisere arbeidsflyt.

Slik hjalp vi til:

Forbedre prosessinnsikt

Celonis gir en klar og detaljert visualisering av faktiske forretningsprosesser. Dette ga Relekta muligheten til innsikt i hvordan innkjøp-til-betaling virkelig fungerer – ikke bare hvordan man antar at den fungerer.

Kostnadsreduksjon

Ved å optimalisere prosesser hjelper Celonis organisasjoner med å identifisere muligheter for å fjerne unødvendige eller overflødige steg/aktiviteter, noe som reduserer driftskostnadene. For Relekta betyr dette at analysen vi utviklet i Celonis gir dem muligheten til å overvåke og sikre best mulig bruk av kontantrabatter, samt unngå forsinkede eller for tidlige betalinger som medfører ekstrakostnader.

Prosessstyring

God prosess kontroll sikrer etterlevelse av retningslinjer og interne regler, slik at beste praksis følges. Dette innebærer bedre kontroll på godkjenningsprosesser, strukturert leverandøroppfølging og redusert Maverick buying. I tillegg sikrer det at avtalte betingelser overholdes, leverandørforhandlinger forbedres og innkjøpsbetingelser optimaliseres. Samtidig styrkes compliance og etterlevelse av innkjøpsretningslinjer, noe som bidrar til en mer effektiv og strategisk innkjøpsprosess.

Forbedre arbeidseffektivitet

Ved å redusere tid brukt på manuelle og repetitive oppgaver vil ansatte fokusere på mer verdiskapende arbeid. Eksempel vil Celonis identifisere mønstre der gjentatte endringer i bestillingsordrer skaper unødvendig manuelt arbeid, slik at en finner mer effektive løsninger for håndtering.

‍

"Prosjektet Voglio gjennomførte for Relekta ga oss nyttig innsikt og verdifull, objektiv informasjon rundt prosessoptimalisering, som ved å iverksette anbefalte tiltak, vil kunne gi reduserte kostnader og frigjøre kapital til videre vekst." - Even Reed, Innkjøpssjef i Relekta

‍

Gjennom analysen så vi på ulike faktorer som påvirker både ledetid, betalingsmønstre kostnader og ressursbruk. Ved å analysere disse faktorene gir innsikten et bedre grunnlag for å forstå hvordan de påvirker innkjøpsflyten og hvilke grep som kan bidra til en mer sømløs og kostnadseffektiv prosess.

Oppsummert

Med denne innsikten kan Relekta jobbe enda mer proaktivt med å redusere forsinkelser, sikre mer presise leveranser og optimalisere hvordan betalinger håndteres. Samtidig gir analysen muligheten til å styrke viktige KPI-er, redusere unødvendige kostnader og forbedre kontantstrømmen.

‍

"Prosjektet Voglio gjennomførte for Relekta ga oss objektiv innsikt på forbedringspotensialer knyttet til våre KPI-mål." - Håkon Glad Løvset, Økonomisjef i Relekta

‍

Ved å identifisere forbedringsmuligheter i prosessen og avdekke tidkrevende manuelle oppgaver, kan analysen bidra til bedre ressurs bruk.Dette viser hvordan datadrevet innsikt kan gi konkrete gevinster – både operasjonelt og finansielt.

Om Relekta

Relekta er et selskap som spesialiserer seg på produkter innen reparasjon og vedlikehold, og hjelper bedrifter over hele Norge med å holde utstyret sitt i topp stand. Med et sterkt søkelys på kvalitet og service, er effektive innkjøpsprosesser avgjørende for å sikre rask levering og god lagerstyring. For en bedrift der hver leveranse teller, er det viktig å ha god oversikt og innsikt i prosessene, slik at man kan jobbe smartere og mer effektivt.

‍

‍